8 Especialistas dão dicas dos Hábitos que você precisa desenvolver no Excel

O Microsoft Excel é requisito para muitas vagas de emprego, e praticamente 99% das empresas usam o software na empresa. E quando se trabalha com ele, é muito importante trabalhar de forma correta e produtiva. Devemos desenvolver hábitos para ganharmos produtividade e trabalhar com as melhores práticas nesta poderosa ferramenta. Fiz um levantamento com os maiores especialistas de Excel sobre quais hábitos devemos desenvolver ao trabalhar com o Microsoft Excel. Veja suas dicas abaixo

Viviane Martins

1 – Organizar e estruturar os dados
Imagine a construção de uma obra, que poderia ser desde uma simples casa até um grande edifício! Grande parte do projeto é dedicado ao preparo da necessidade desta obra, tais como a identificação das necessidades, estudo do terreno, construção do alicerce, entre outros.
Até este momento, nada se viu da construção realizada, das paredes pintadas, nem das portas colocadas! Nada está belo, mas o trabalho árduo sendo realizado…
É assim que associo à criação de uma planilha em Excel. De que importa a preocupação com a formatação da planilha (cores belas, efeitos e macros), se o alicerce não estiver bem construído?
Tal alicerce está de encontro à toda a estrutura do seu projeto! Independente dele ser uma casinha simples ou um edifício, entenda as necessidades do cliente e o por quê de todas as informações estarem ali dispostas naquele relatório.
Muito vejo planilhas belas e totalmente desestruturadas, desde dados redundantes até àqueles perdidos no meio de um contexto!
Boas práticas que podem ser seguidas:

  • Identifique a necessidade do relatório
  • Interprete os dados
  • Organize os dados nas células e/ ou entre as planilhas do seu relatório
  • Evite dados repetidos e desnecessários
  • Simplifique o relatório, de maneira que todas as pessoas envolvidas no processo o compreenda
  • Evite mesclar células

Observe aquele seu arquivo que você utiliza diariamente, aquele que “sempre foi assim” e analise se há algo a ser refeito ou reestruturado. Você vai pensar que estará perdendo tempo, mas na verdade estará adquirindo expertise na evolução de um processo e, quem sabe um ganho de performance no processamento dos dados. Reflita…

2 – Formatar a planilha de maneira Clean

Quando se trata da aparência do layout de um relatório, temos que ter cautela em certos exageros de formatação.
Bordas com traços grossos, diversos tipos de letras sendo utilizadas, cores exaltantes, entre outros, podem poluir o aspecto visual da sua planilha.
Lembre-se que a utilização de recursos mínimos de formatação pode ser o ideal para uma boa apresentação de seu relatório.
Algumas recomendações importantes:
– Utilize cores que estão relacionadas à logo-marca do cliente e, jamais utilize as cores do cliente concorrente em seu relatório
– Cuidado com a planilha “arco-íris” (cheia de cores diferentes)! Utilize poucas cores ou variação de tons
– Evite bordas com traço muito espesso
– Remova a visualização de linha de grade ao invés de pintar a planilha com a cor branca
– Padronize o tipo e tamanho das fontes (letras)
– Texto em formato negrito apenas em alguns itens específicos, como títulos ou alguma informação relevante
– Insira imagens com boa resolução

3 – Conhecer as funções

O Excel possui uma vasta variedades de funções, que podemos entender como comandos que estão disponíveis para retornar resultados de cálculos ou informações que precisamos. São funções de datas, tratativas de texto, aritméticas, lógicas, procura e referência, entre outras.
Temos desde funções bem simples de ser utilizadas até algumas um pouco mais complexas! Para todas, o ideal é entendermos a sintaxe (argumento) da função, ou seja, como ela deve ser escrita.
Recomendo que todos conheçam ou iniciem os seus estudos em algumas funções essenciais, que relaciono abaixo, que não caracterizam nenhum curso avançado de Excel, mas sim recursos básicos para o início de estudo de muitas outras que este software possui:
– Funções para cálculos simples: Soma(), Média(), Máximo() e Mínimo()
– Funções de contagem: Cont.Valores(), Cont.se(), Somase(), Cont.Ses(), SomaSes()
– Função de busca e referência: Procv()
Uma outra recomendação é que você não se prenda à utilização do recurso de Assistente de Função do Excel. Este serve para auxiliá-lo quando você não conhece uma função ou ainda, quando não se recorda da sua sintaxe.
Ao utilizar somente o Assistente, você poderá ter dificuldade em interpretar uma função escrita quando você recebe uma planilha que alguém construiu. Neste caso, conhecer as funções e sua sintaxe é essencial!
Ótimos estudos e muito sucesso com o Excel!

Alessandro Trovato

Três hábitos recomendados para aqueles que utilizam o Excel.

1. Reveja suas fórmulas e teste-as após serem criadas

Acredito que está seja uma rotina muito importante que deve ser incluída do dia a dia de qualquer pessoa que utilize o Excel. Ao criar nossas planilhas podemos estar com pressa e pequenos detalhes podem acabar passando e erros crassos podem ser feitos como esquecer de proteger uma referência, utilizar linhas erradas nas referências das funções, não selecionar faixas de células completas, entre outras. Pequenas auditorias pouparão muito retrabalho!

2. Salvar os trabalhos continuamente

Uma das recomendações que eu incluiria na lista seria o salvamento constante da planilha durante o processo de edição. Muitas vezes, por falta de atenção elaboramos planilhas complexas e antes de terminarmos o trabalho um problema no equipamento ou aplicativo pode causar um travamento e perda de dados importantes. Salvar constantemente a planilha pode evitar muita dor de cabeça.

3. Aprenda a utilizar teclas de atalho.

Acho que essa é uma das mais importantes dicas que posso passar pois o uso das teclas de atalho podem deixar o trabalho muito mais produtivo e ágil. Outra vantagem é que a mesma tecla de atalho pode ser utilizada em mais programas do pacote Office, aumentando (e muito) sua produtividade!

Cristiano Galvão

1 – Menos é mais

Uma dica que eu recomendo a todos os meus alunos e clientes de consultoria é capaz de evitar uma grande quantidade de problemas com Excel:

Jamais separem seus controles periódicos por “abas” diferentes!

Folhas de janeiro, fevereiro, março… tudo isso pode ser registrado em uma coisa só, basta criar uma coluna que sinalize o período. O mesmo raciocínio vale para categorias diferentes de uma mesma coisa: ativos e inativos, pagos e pendentes, conformes e não conformes… Sempre que possível, juntem os seus dados!

 

Fabio Baldini

1 – Muito Estudo (presencial)

Quando temos o aluno presente na sala de aula conseguimos corrigir suas atitudes, seus medos, sua coragem.

2 – Muita Dedicação

Sem dedicação você não chega a lugar nenhum, muitas pessoas falam de sorte, nós falamos, mostramos e comprovamos que é dedicação, com ela você obtem outras qualidades como honra, perseverança, respeito. Sem dedicação no que você faz, para nós você será mais um.

3 – Faça o seu Melhor

Esse princípio é um dos principais pilares da sua vida, os seres humanos adoram a comparação, mas comparar com o que? com seus colegas de classe? Com seus colegas do trabalho? Você está errado! Você tem que se cobrar de vocês todos os dias e ter pessoas de altíssimo nível para se comparar, quando você se dedica em fazer o melhor todos os dias, algo muda dentro de você, você começa a ver que tudo na sua vida começa a melhorar e a se transformar, faça sempre o melhor, se dedique, se esforce para fazer o seu melhor, não tenha pensamentos medíocres do famoso “jeitinho”, aqui queremos somente os melhores alunos, e para ser um dos melhores é primeiramente mudar a forma do seu pensamento.
Na Excel Solutions há ainda 8 mandamentos:

  • 1° Nunca desanimar
  • 2° Nunca reclamar
  • 3° Inverter os Problemas em Soluções
  • 4° Sempre fazer o melhor
  • 5° Sempre supere as expectativas
  • 6° Sempre escutar mais do que falar
  • 7° Assuma responsabilidades
  • 8° Nunca pare de estudar

 

Marcos Rieper

1 – Não colocar os dados, cálculos e apresentação na mesma planilha, separar tudo isto.

Esta dica é para quem usa a planilha para criar dashboards. Geralmente ela é dividida em 3 planilhas. Dados, Cálculos e Dashboard. Dados é onde estão localizados os dados e onde devem ser tratados, cálculos é onde é feitos o resumos dos dados para a apresentação no Dashboard. Esta dica é para relatórios também.

2 – Sempre que possível fazer atualizações de dados automáticas.

Utilize as conexões de dados do Excel para automatizar a atualização de dados. Evite copiar dados de relatórios e planilhas manualmente ao máximo.

3 – Não sobrecarregar a planilha com cálculos pesados sempre que possível.

Cuidado com as fórmulas matriciais, quando utilizado em muitos dados pode deixar sua planilha lenta. Use com moderação.

4 – Deixar a apresentação de dados por último.

Primeiro trate, revise e valide os dados de origem, faça todos os cálculos necessários e depois vá para a apresentação do relatório ou #dashboard.
Dica Final:

Quando referenciar dados em fórmulas lembrar que os dados podem ser acrescidos, usar tabelas, referenciar colunas ou usar intervalo nomeado para resolver.

Karen Abecia

1 – Definir o esquema de cor antes de iniciar o trabalho
Na maioria das vezes que desenvolvemos uma planilha, precisamos ao final de tudo gerar análises. Ás vezes mais simples, outras mais complexas.. mas um gráfico sempre está presente. Uma dica muito boa, que levo como prática pra todos os meus projetos, é a de criar uma paleta de cores antes de começar qualquer coisa. Eu crio através do menu LAYOUT DA PÁGINA > CORES, uma paleta de cores padrão de acordo com as cores do logotipo do meu cliente. Assim quando o gráfico for criado, eu nem preciso me preocupar com a formatação das cores. O mesmo ocorre pra criação de tabelas, tabelas dinâmicas, ícones e toda a parte visual. Sempre vou trabalhar com as cores que foram pré-definidas sem ter que gastar energia em escolher essas cores a cada momento da criação.

2 – Padronizar os gráficos para não ter retrabalho

Ao criar gráficos específicos; onde eu gastei muitos recursos, cores, eixos diferenciados, formatações especiais; uma prática muito útil é a de criar modelos a partir do gráfico que eu já criei. Para isso, depois de criar um gráfico, basta clicar sobre ele com o botão direito do mouse, e escolher SALVAR COMO MODELO. O Excel irá guardar toda a formatação do seu gráfico, mas não os dados. Assim quando tivermos outra seleção de base de dados para utilizar para a criação de um padrão de gráfico semelhante ao já criado, teremos apenas que escolher DESIGN > ALTERAR TIPO DE GRÁFICO > MODELOS, e escolher o modelo que foi criado. Imagine 3, 4, 5 gráficos semelhantes. Sem essa prática você teria de refazer todo o trabalho várias vezes.

3 – Organizar as planilhas por assunto

Quando devemos trocar de planilha? Trocar de arquivo? Essa é uma dúvida muito frequente entre nós amantes de Excel. Uma dica importante é dividir os assuntos. Uma das planilhas deve conter as bases de dados principais. Se algum campo precisar de dados padronizados, você pode criar uma planilha somente de bases secundárias, por exemplo: Um campo VENDEDOR tem uma lista de nomes prontos. Crie uma planilha de bases secundárias e lá crie uma tabela de vendedores com os nomes de cada um. Em outra planilha você pode criar seus gráficos, análises de tabela dinâmica. Uma ótima prática é criar uma planilha exclusiva de documentação. Nessa planilha você pode detalhar o que deve ser feito, e como deve ser feito cada passo do arquivo, como alimentação de dados, atualizações, execução de macros, etc. Esse passo é muito importante visando que a planilha será utilizada por outras pessoas de sua equipe. Assim com um arquivo organizado em planilhas, você poderá ter uma visão mais estruturada de como trabalhar e como dar sequência aos seus projetos.

 

Oz D du Soleil

1 – Work with small version

1 – Trabalhe com versões menores

When developing a model or testing a solution. Start small and simple. See if you can get that small version working and then scale it out to the real project.
Ao desenvolver um modelo ou ou testar uma solução, comece com um modelo menor e simples. Quando conseguir deixar seu modelo menor funcionando, dimensione para o projeto real.
Too many times I’ve seen people take their real project of, for example, 5000 rows, 20 columns and 3 workbooks, and try to create a solution. But that requires a lot of scrolling and flipping around and it’s confusing. STOP!
Muitas vezes vi pessoas pegarem seu projeto real de, por exemplo, 5000 mil linhas, 20 colunas e 3 pastas de trabalho, e e tentar criar uma solução. Mas isso requer muita rolagem e trocas de páginas e isto é confuso. PARE!
Take a step back. Make 50 rows of fake data in one place. Focus just on the solution and concepts. Bring in the real data only after the small model is working.
Dê um passo para trás. Crie 50 linhas e dados falsos em apenas um lugar. Concentre-se apenas na solução e conceitos. Traga os dados reais apenas depois que o modelo pequeno estiver funcionando.

2 – Ask for Help!

2 – Peça por Ajuda!
Ask for help! Few things are as infuriating as a high stakes situation where someone flailed around in Excel and worked harder than necessary; or, they ask for help when there’s no time, and desperation has eclipsed the entire situation.
Peça por ajuda! Poucas coisas são tão enfurecedoras quanto uma situação de alto risco em que alguém apanhava no Excel e trabalhava mais do que o necessário, ou, eles pedem ajuda quando não há tempo, e o desespero ofuscou toda a situação.
Ask for help before the moment of crisis.
Peça ajuda antes do momento de crise.

3 – Be Careful

3 – Seja Cuidadoso

ALWAYS remain present to the fact that what we do with Excel is in service of people who have to live with the consequences. We could be using Excel for payroll, inventory, progress reports, region analysis, event planning, Christmas shopping, or staff scheduling. Some real person is counting on accuracy, and they live with the consequences if we screw up.
SEMPRE permaneça presente ao fato de que o que fazemos com o Excel está a serviço de pessoas que têm que conviver com as conseqüências. Poderíamos estar usando o Excel para folha de pagamento, estoque, relatórios de progresso, análise de região, planejamento de eventos, compras de Natal ou agendamento de equipe. Alguma pessoa real está contando com precisão, e eles sofrem com as conseqüências se nós estragarmos.
We can’t start adoring ourselves for fancy tricks that these people won’t ever notice. VLOOKUP, INDEX/MATCH, DAX formulas, Anti-Joins … the people at an event don’t care if the result was they ran out of food. 
Não podemos começar a nos adorar por truques extravagantes que essas pessoas nunca vão notar. PROCV, ÍNDICE / CORRESP, Funções DAX, Anti-Joins … as pessoas em um evento não se importam se o resultado é que ficarem sem comida.
We have the opportunity to be the unknown heroes for people who just want life to go right.

Temos a oportunidade de ser os heróis desconhecidos para pessoas que querem apenas que a vida dê certo.

 

Gerson G. Viergutz

1 – Utilize células nomeadas

Nomeando as células fica mais fácil de criar as fórmulas ou mesmo, interpretá-las depois.

2 – Use teclas de atalho

Acostume-se a usar as teclas de atalho, você irá ganhar muita produtividade.

3 – Não utilize valores em fórmulas

Por exemplo, se você multiplicar o valor de uma célula por uma taxa fixa. Não faça =A2*7%, insira o 7% em outra célula e multiplique pela célula, melhor ainda se nomeá-la. Exemplo: =A2*taxa. Desta forma, quando a taxa mudar é só alterar a célula da taxa e todas as fórmulas irão calcular corretamente.
Fonte: Minhas Planilhas