Como executivos administram o próprio tempo

DE SÃO PAULO  –  Já virou um ritual para o CEO da Movida: a cada três meses, ele dedica uma tarde a conversas com jornalistas para falar sobre os resultados financeiros da locadora de veículos. A última vez foi em 30 de abril, uma terça-feira, véspera de feriado. Na manhã daquele dia, Renato Franklin havia participado de uma teleconferência com investidores. Depois de responder a dezenas de perguntas sobre o balanço, foi surpreendido com um pedido de entrevista sobre gestão do tempo – e aceitou de prontidão, inclusive como forma de otimizar a agenda. Os próximos dias seriam cheios, e provavelmente essa demanda não seria atendida em outra ocasião – ironicamente, por falta de tempo.

O dia a dia do executivo de 38 anos é semelhante ao de muitos CEOs. Renato costuma dormir, em média, cinco horas por noite e antes das 6 da manhã já está de pé. Pratica uma hora de exercícios físicos e às 8 já está no escritório para a primeira reunião. No geral, são 12 horas de trabalho por dia. Desde que entrou na Movida, em 2014, vindo da Suzano, Renato foi responsável por capitanear a expansão da locadora de veículos, que terminou o primeiro trimestre deste ano com uma frota de 95 mil unidades e mais de 250 lojas, de aluguel de veículos e venda de seminovos. 

Depois de cinco anos no cargo, a agenda do CEO permanece concorrida e é administrada por uma secretária que o acompanha desde sua chegada à Movida. “O meu planner se chama Stéfani Camarotto”, brinca o executivo. Mas Renato também tem seus métodos para gerenciar o próprio tempo. A cada início de ano, ele marca no calendário os eventos mais importantes dos próximos doze meses, como as reuniões do conselho da Movida. As datas são bloqueadas e servem como uma referência para os demais compromissos que serão agendados pela Stéfani (que também trabalha 12 horas por dia) ao longo do ano. 

O especialista em gestão de produtividade, Christian Barbosa, afirma, contudo, que um volume excessivo de trabalho costuma ser o principal vetor da falta de foco. Ele foi mentor de mais de 100 CEOs que o procuravam com relatos similares: trabalhavam muito, porém não conseguiam entregar os resultados esperados. “Eles eram muito dedicados à vida profissional, pressionados pelos conselhos, e esqueciam, literalmente, que tinham vida fora da empresa”, conta. 

Formado em Ciência da Computação, Barbosa se baseou em estatísticas colhidas por softwares que ele mesmo desenvolveu para calcular o tempo perdido dos executivos. “Havia um grande número de executivos que trabalhavam muitas horas por dia, mas só poucos entregavam resultados de fato”, ilustra o especialista.  O método identificou que esses CEOs lidavam com um volume expressivo de assuntos que nada tinha a ver com os resultados pretendidos. “Reuniões inúteis eram a principal fonte de desperdício”, complementa Barbosa. 

Protegendo-se da armadilha das reuniões desnecessárias, Gabriel Braga estabeleceu regras para quem for mexer em sua agenda – uma espécie de planner compartilhado na web no qual os funcionários podem marcar, por conta própria, encontros com o executivo em horários disponíveis. “Às terças e quintas não temos reuniões. Nos demais dias, é uma maratona de encontros”, explica o cofundador e CEO do Quinto Andar, startup do setor imobiliário. Agendar um encontro com Braga, por outro lado, requer justificativas. O pedido de reunião é acompanhado por uma descrição prévia do assunto que vai ser tratado. O material que vai embasar a discussão também deve ser enviado com antecedência para o CEO. 

“Se alguém marca uma reunião que não tem uma pauta definida, um contexto previamente informado, eu cancelo, pois sei que não vai ser produtiva”, afirma o executivo, que chegou a criar um manual para a empresa sobre como fazer reuniões. Há pouco mais de seis meses, o Quinto Andar recebeu um aporte de R$ 250 milhões do fundo General Atlantic, e estima-se que seu valor de mercado tenha ultrapassado R$ 1 bilhão. A agenda de Braga também inclui viagens nacionais e internacionais para encontros com investidores e parceiros estratégicos. Mas o CEO não abre mão do tempo com os dois filhos pequenos. Ele e a mulher, que também é executiva em uma startup, se revezam em turnos para ficar com as crianças em determinadas horas do dia. 

Autora do livro “Faça o Tempo Trabalhar para Você”, Tathiane Deândhela diz que contratar uma secretária para organizar compromissos não é um luxo, mas uma necessidade. Segundo Tathiane, o executivo precisa conhecer seu próprio ritmo de funcionamento antes de delegar ou escolher um método de organização da agenda. Tathiane é uma estudiosa dos chamados “ladrões do tempo” e já conseguiu listar, até agora, pelo menos 28 deles. Procrastinação, centralização e uso exagerado de redes sociais estão entre os principais larápios da produtividade. Mas, de acordo com a autora, o chefe da quadrilha são as interrupções. “Cada vez que uma pessoa é interrompida, ela leva de 7 a 14 minutos para retomar o que estava fazendo”, sentencia. De interrupção em interrupção, podem-se perder mais de 4 horas de produtividade por dia.

Segundo estudo da Harvard Business School publicado em julho do ano passado, apenas 5% dos CEOs conseguem manter contato com equipes operacionais e da linha de frente do negócio. A proximidade do executivo além de diretores e gerentes seniores é uma exigência, sobretudo, dos mais jovens. A sala fechada do CEO da empresa deve dar lugar a portas abertas, não só nas startups. “Hoje o CEO não está mais lidando com tanta hierarquia”, diz Barbosa. 

Quem já nasceu de porta aberta consegue lidar melhor com mais essa demanda, mas também tem seus truques para evitar interrupções. Todos os dias, Fabien Mendez é um dos primeiros a chegar ao escritório da Loggi na Alameda Santos, a um quarteirão da Avenida Paulista. O trajeto de casa até o trabalho é feito de moto, pelo vento na cara e por ser um meio mais rápido – normalmente, ele leva menos de trinta minutos. Às 8 da manhã, o cofundador e CEO da Loggi está em sua mesa respondendo a e-mails e tirando outras demandas da frente. 

Em um dia cheio, são 9 reuniões, de 30 minutos a 1 hora de duração. “Quando você lança uma startup e quer vender um produto, ninguém quer reunião com você. Depois que o negócio se expande, sua agenda fica concorrida, e aí você tem de aprender a dizer não ou substituir uma reunião por um e-mail bem-feito”, diz Mendez. Assim que os compromissos foram aumentando, ele contratou um assistente, que gerencia a agenda dele e a do sócio. O CEO da Loggi pratica boxe e corrida três vezes por semana, de manhã bem cedo. Aos sábados e domingos, surfa. Medita em casa, ao acordar, e também no escritório, quando dá tempo.  

São as viagens, principalmente as reuniões de negócios no exterior e que acontecem, em média, uma vez por mês, que quebram a rotina do executivo. “Perde-se tempo no deslocamento, você se alimenta mal e dorme mal por causa do fuso horário”, enumera. É desafiador, mas Mendez tenta replicar, enquanto viaja, a rotina que tem em São Paulo e na maioria das vezes consegue. “A rotina precisa de uma repetição para ser enraizada, mas dificilmente sobrevive às viagens de negócios.”

Desde que assumiu o cargo de CEO da Cultura Inglesa no último dia 2 de maio, Marcos Noll Barboza vive na ponte aérea. De mudança do Rio de Janeiro, onde até o final do ano passado estava à frente do próprio negócio, também na área de educação, ele se prepara para se estabelecer de vez com a família em São Paulo. Passa uns dias com a mulher e os dois filhos na Barra da Tijuca e na maior parte da semana dá expediente na sede da escola de idiomas, em Pinheiros, zona oeste da capital paulista. “Tem sido mais tempo nas unidades de ensino do que no escritório”, ressalta. Nos primeiros 90 dias de gestão, Barboza tem a meta de visitar 60 escolas, em São Paulo, na Bahia e em Santa Catarina.

A agenda de um CEO recém-chegado é complexa. É preciso conciliar a integração com as equipes e continuar gerando valor para a empresa, que não para. O executivo costuma ler sobre métodos de gestão do tempo na internet, mas não segue nenhum em particular. Barboza se considera organizado, e sua estratégia é intercalar compromissos pessoais e profissionais. 

A corrida às 6 da manhã não é a única atividade física do dia. O CEO também costuma frequentar a academia na hora do almoço. Entre uma reunião e uma visita a alguma unidade da Cultura Inglesa, faz uma videochamada com os filhos. “Eu procuro mergulhar no que estou fazendo, seja um compromisso de trabalho ou pessoal”, conta. E mostrou, na prática, que é mesmo avesso a distrações. Durante a entrevista, manteve o laptop fechado e o celular com a tela virada para baixo, no silencioso.

Fonte: Valor Econômico